ERP per a pimes: quan el necessites i com triar-lo bé

Moltes pimes funcionen anys amb un programa de facturació, uns quants fulls de càlcul i molta memòria de les persones clau. Fins que un dia l'estoc no quadra, una comanda es perd entre correus o cal mitja jornada per saber quant s'ha guanyat amb un client. En aquell moment apareix la paraula ERP, i amb ella molts dubtes.

En aquest article t'expliquem què és un ERP per a pimes, quins senyals indiquen que ja el necessites, què ha d'incloure, com decidir entre un ERP estàndard i un de fet a mida i quins passos seguir per triar-lo sense equivocar-te.

Què és un ERP i què el diferencia d'un programa de facturació

Un ERP (planificació de recursos empresarials) és el programa on es registra tot el que passa a l'empresa: compres, vendes, estoc, producció, facturació, cobraments i, sovint, part de la gestió de l'equip. La clau no és que faci moltes coses, sinó que totes comparteixen les mateixes dades.

Amb un programa de facturació tens les factures ben fetes. Amb un ERP, quan es confirma una comanda, l'estoc es reserva, el magatzem sap què ha de preparar, la factura surt amb les dades correctes i la direcció veu l'impacte en els números sense que ningú hagi de tornar a escriure res.

Senyals que la teva pime ja necessita un ERP

No hi ha una mida mínima d'empresa a partir de la qual calgui un ERP. El que compta és la complexitat del dia a dia. Revisa si et sonen aquestes situacions:

• ✓Les mateixes dades s'escriuen diverses vegades. Una comanda passa del correu a l'Excel, de l'Excel al programa de facturació i d'allà a un altre full per al magatzem.
• ✓No saps l'estoc real sense anar a comptar. O el sistema diu una cosa i el magatzem en diu una altra.
• ✓Els números arriben tard. Per saber el marge d'un producte o d'un client cal esperar el tancament de la gestoria o fer un informe a mà.
• ✓Tot depèn d'una o dues persones. Si la persona que porta els fulls de càlcul està de vacances, hi ha coses que no es poden fer.
• ✓Els errors es repeteixen. Preus antics en pressupostos, comandes que s'oblidaven, factures amb dades equivocades.
• ✓L'empresa creix i el sistema actual no aguanta. Més clients, més referències, un segon magatzem o una nova línia de negoci.

Si n'has marcat tres o més, probablement el temps que perds cada setmana ja justifica, com a mínim, estudiar la idea.

Què ha d'incloure un ERP per a una pime

Un ERP pot tenir desenes de mòduls, però una pime no els necessita tots. És millor començar pel que resol els problemes d'avui i ampliar-lo més endavant.

Mòduls que gairebé sempre calen

• ✓Clients i proveïdors: fitxes úniques, amb condicions, contactes i historial.
• ✓Vendes: pressupostos, comandes, albarans i factures encadenats, sense tornar a escriure dades.
• ✓Compres: comandes a proveïdors i recepció de mercaderia.
• ✓Estoc: existències per magatzem, entrades, sortides i avisos d'estoc mínim.
• ✓Informes: vendes, marges i pendents de cobrament actualitzats en temps real.

Mòduls que depenen del teu sector

• ✓Producció: ordres de fabricació, escandalls i consum de materials.
• ✓Projectes o obres: pressupost per fases, hores, materials i rendibilitat de cada projecte.
• ✓Serveis tècnics: ordres de treball, avisos i planificació de l'equip.
• ✓Connexions externes: botiga online, CRM, banc o programa de comptabilitat de la gestoria.

ERP estàndard o ERP a mida: com decidir

Hi ha dues grans opcions. Cap és millor en abstracte: depèn de com de particular sigui la teva manera de treballar.

ERP estàndard

És un producte que fan servir moltes empreses, normalment per subscripció o amb llicències. Té l'avantatge que ja existeix: es pot posar en marxa relativament ràpid i inclou funcions que han provat molts usuaris. A canvi, l'empresa s'ha d'adaptar al seu model, i cada personalització o mòdul addicional sol tenir un cost. Encaixa bé quan els processos són similars als de la majoria d'empreses del sector.

ERP a mida

Es dissenya a partir dels teus processos reals: les teves fases, els teus documents, les teves excepcions. Només inclou el que fas servir, l'equip l'aprèn més ràpid i el codi i les dades són de l'empresa. La contrapartida és una inversió inicial més alta i un temps de desenvolupament abans de tenir-lo en marxa. A Software Girona, un ERP a mida bàsic parteix de 6.000 €.

Una pregunta útil per decidir: el que et fa diferent de la competència és la manera com treballes? Si la resposta és sí, forçar aquest procés dins d'un ERP genèric pot fer-te perdre justament l'avantatge. Si treballes com la majoria del sector, un ERP estàndard ben configurat pot ser suficient. Aquest mateix raonament és el que expliquem a CRM a mida o HubSpot/Salesforce, i val igual per a l'ERP.

Quant costa un ERP i com comparar pressupostos

El preu d'un ERP no és només la quota o el desenvolupament inicial. Per comparar opcions de manera justa, calcula el cost total en un horitzó de tres a cinc anys i inclou-hi:

1. Llicències o desenvolupament: quotes per usuari i per mòdul en un ERP estàndard, o el projecte inicial en un ERP a mida.
2. Implantació: configuració, adaptacions i personalitzacions necessàries perquè l'eina encaixi amb l'empresa.
3. Migració de dades: clients, articles, preus, estoc inicial i historial que vulguis conservar.
4. Formació: les hores de l'equip per aprendre a fer-lo servir, que també són un cost.
5. Manteniment i millores: allotjament, suport, actualitzacions i canvis que aniran sortint.

Imagina, per exemple, dues propostes amb un import inicial semblant: una inclou la migració de dades i la formació, i l'altra les factura a part. Sense posar-les una al costat de l'altra punt per punt, és fàcil triar la que acabarà sortint més cara.

Com triar un ERP en 5 passos

1. Descriu els teus processos tal com són avui. Qui fa què, amb quins documents i on es perd temps. Sense això, qualsevol demostració et semblarà bé.
2. Fes una llista curta d'imprescindibles. Cinc o sis coses que l'ERP ha de fer sí o sí. La resta, de moment, és opcional.
3. Demana demostracions amb els teus casos. No et conformis amb la demo estàndard: demana que et mostrin com es faria una comanda real de la teva empresa.
4. Pregunta per les dades i la propietat. Com s'exporten les dades, qui és el propietari del codi o de la configuració i què passa si un dia vols canviar.
5. Implanta per fases. Comença pel mòdul que resol el problema més gran, comprova que l'equip el fa servir i després amplia.

Aprofita també el canvi per revisar quines tasques es poden fer soles. Un ERP ben plantejat és la base per automatitzar processos a l'empresa com els recordatoris de cobrament o els avisos d'estoc.

Errors habituals en implantar un ERP

• ✓Triar per la llista de funcions. Més funcions no vol dir millor ERP; vol dir més pantalles que l'equip ha d'entendre.
• ✓No implicar qui farà la feina. Les persones del magatzem, d'administració o de taller saben on són els problemes reals.
• ✓Migrar dades brutes. Si passes clients duplicats i articles antics al nou sistema, tindràs els mateixos problemes en un programa més car.
• ✓Voler-ho tot el primer dia. Les implantacions per fases solen anar millor que els canvis totals d'un cap de setmana.
• ✓Oblidar el després. Un ERP necessita algú responsable dins l'empresa i un proveïdor que hi doni suport.

Conclusió

Un ERP té sentit quan les dades de l'empresa estan repartides, es dupliquen o arriben tard, i aquest desordre ja costa temps i errors. La decisió entre un ERP estàndard i un de fet a mida depèn de com de propi sigui el teu procés i de quant vulguis que l'eina s'hi adapti, no al revés.

Si vols que t'ajudem a valorar-ho, a Software Girona desenvolupem ERP a mida per a pimes de les comarques gironines. En una primera conversa revisem com treballeu i et diem amb sinceritat si et convé un ERP propi, un del mercat o simplement ordenar el que ja tens.