A gairebé totes les pimes hi ha feina que es repeteix cada dia: copiar dades d'un correu a un Excel, preparar pressupostos amb la mateixa estructura, recordar a un client que té una factura pendent o avisar un company quan una comanda canvia d'estat. Cap d'aquestes tasques és difícil, però juntes consumeixen hores cada setmana i són el lloc on apareixen la majoria d'errors.
En aquesta guia t'expliquem com automatitzar processos a l'empresa de manera ordenada: com detectar quins val la pena automatitzar, com fer-ho en sis passos sense aturar el dia a dia i com triar l'eina adequada en cada cas.
Què vol dir automatitzar un procés (i què no)
Automatitzar un procés vol dir que una part de la feina passa sola quan es compleix una condició: arriba un formulari i es crea el client al sistema, s'accepta un pressupost i es genera la factura, una comanda es marca com a enviada i el client rep un correu amb el seguiment.
Automatitzar no vol dir substituir les persones ni eliminar el criteri. Les bones automatitzacions s'encarreguen de la part mecànica (moure dades, generar documents, enviar avisos) i deixen a l'equip les decisions i les excepcions. Si un procés depèn sobretot de valoracions humanes, el que convé és simplificar-lo, no automatitzar-lo.
Quins processos convé automatitzar primer
Un bon candidat per començar compleix la majoria d’aquests criteris:
- És repetitiu: passa cada dia o cada setmana, sempre de la mateixa manera.
- Té regles clares: es pot explicar amb frases del tipus «quan passa X, cal fer Y».
- Treballa amb dades digitals: la informació ja és en correus, formularis, fulls de càlcul o un programa de gestió.
- Els errors costen diners: un preu mal copiat, una factura que no s'envia o un client que no rep resposta.
- Ocupa temps de persones clau: hores que el responsable o l'equip comercial podrien dedicar a vendre o atendre clients.
Alguns exemples habituals a les pimes:
- Generar pressupostos a partir d’una taula de preus i enviar-los en PDF.
- Crear la factura automàticament quan un pressupost s’accepta.
- Enviar recordatoris de cobrament o de cites.
- Passar les dades dels formularis web al CRM o a l’Excel de clients.
- Avisar el magatzem o l’equip tècnic quan entra una comanda o una incidència.
- Preparar informes setmanals de vendes o de producció sense fer-los a mà.
Com automatitzar processos a l'empresa en 6 passos
1. Fes inventari de les tasques repetitives
Durant una o dues setmanes, demana a l'equip que apunti les tasques que repeteix i quant de temps hi dedica. No cal cap eina especial: una llista compartida és suficient. Sovint apareixen tasques que ningú no veia perquè cadascú les fa per la seva banda.
2. Dibuixa el procés tal com és avui
Abans de pensar en eines, descriu el procés real pas a pas: qui comença, quina informació fa servir, on la guarda i a qui la passa. Apunta també les excepcions (què passa quan falta una dada o un client demana un canvi). Automatitzar un procés que no està clar només fa que els errors vagin més ràpid.
3. Tria un procés pilot i mesura’l
Comença per un sol procés, el que combini més temps estalviat amb menys complexitat. Abans de tocar res, apunta tres dades: quantes vegades es repeteix, quant de temps ocupa cada vegada i quants errors provoca. Sense aquest punt de partida no podràs saber si l'automatització ha funcionat.
4. Decideix amb quina eina l'automatitzaràs
Hi ha tres camins possibles, de més senzill a més complet. Els expliquem a l'apartat següent. La regla general és començar per l'opció més simple que resolgui el procés de manera fiable.
5. Implementa per fases i prova amb casos reals
Posa en marxa l'automatització primer amb una part petita (un tipus de client, una línia de producte) i comprova-la amb dades reals durant uns dies. Mantén el procés manual com a reserva fins que tot funcioni i assegura't que l'equip sap què ha canviat i què ha de fer si alguna cosa falla.
6. Mesura, documenta i escala
Torna a mesurar les tres dades del pas 3 i compara-les. Documenta com funciona l'automatització (què la dispara, què fa, qui la manté) i, quan el pilot estigui consolidat, passa al procés següent de la llista.
Connectors, programari estàndard o software a mida?
No hi ha una eina millor que les altres: depèn del procés, de les eines que ja feu servir i de quant s'ha d'adaptar a la vostra manera de treballar.
- Funcions de les eines que ja tens. Molts programes de facturació, CRM o correu ja inclouen regles, plantilles i recordatoris. És el primer lloc on mirar: no costa res afegit.
- Connectors entre aplicacions. Serveis com Zapier, Make o Power Automate connecten eines que no es parlen entre elles. Són ràpids de configurar i funcionen bé per a fluxos senzills, però amb molts passos o molt volum poden sortir cars i difícils de mantenir.
- Software a mida. Quan el procés és el cor del negoci, té moltes excepcions o les eines del mercat no s'hi adapten, una aplicació pròpia el pot resoldre sencer. Si ara mateix ho gestioneu tot amb fulls de càlcul, substituir l'Excel per una aplicació a mida sol ser el pas que més temps allibera.
Errors habituals en automatitzar processos
- Automatitzar un procés desordenat. Primer cal simplificar-lo i definir-lo bé.
- No preveure les excepcions. Si l’automatització no sap què fer quan falta una dada, algú se n’ha d’assabentar.
- Encadenar massa eines. Cada connector afegit és un punt més que es pot trencar.
- No implicar l’equip. Les persones que fan la feina saben on són els problemes reals.
- No designar ningú responsable. Tota automatització necessita algú que la revisi quan canvia el procés o una eina.
Quant costa automatitzar i com saber si surt a compte
El cost varia molt: configurar una regla en una eina que ja tens pot ser gairebé gratuït, mentre que integrar diversos sistemes o crear una aplicació pròpia és un projecte amb pressupost. Per decidir, el més útil és calcular quant costa no automatitzar.
Una manera senzilla: multiplica les hores setmanals que dedica l'equip al procés pel cost d'una hora de feina i per les setmanes laborables de l'any. Per exemple, 4 hores a la setmana a 25 € l'hora durant 46 setmanes són 4.600 € l'any, sense comptar el cost dels errors. Si l'automatització costa menys que això i dura anys, la decisió sol ser clara.
Per on començar
Fes l'inventari de tasques, tria un procés pilot i mesura'l. Amb aquestes dades ja pots decidir si n'hi ha prou amb les eines que tens o si cal una solució més completa. Si vols un cop de mà, a Software Girona t'ajudem a automatitzar processos empresarials a pimes de les comarques gironines: analitzem com treballeu i t'indiquem què val la pena automatitzar i amb quina eina.
Preguntes freqüents
Quin és el primer procés que hauria d’automatitzar?
El que es repeteix més sovint, té regles clares i provoca errors o ocupa temps de persones clau. Sovint és la generació de pressupostos, la facturació o el pas de dades dels formularis al sistema de clients.
Cal saber programar per automatitzar processos?
Per a fluxos senzills, no: moltes eines i connectors es configuren sense programar. Quan el procés té moltes excepcions o connecta diversos sistemes, convé comptar amb algú tècnic perquè l'automatització sigui fiable i es pugui mantenir.
Quant de temps es triga a automatitzar un procés?
Una regla en una eina que ja feu servir es pot configurar en hores. Una automatització que connecta diversos sistemes sol portar d'una a unes quantes setmanes, i una aplicació a mida, més temps segons l'abast.
Automatitzar processos vol dir reduir personal?
No necessàriament. L'objectiu habitual és que l'equip deixi de fer tasques mecàniques i dediqui el temps a atendre clients, vendre o millorar el servei. També redueix els errors i la dependència d'una sola persona que sap com es fa cada cosa.